Consejos para realizar una auditoría de comunicación eficaz

Una auditoria de redes y comunicaciones exhaustiva es el camino más seguro para encontrar una respuesta clara a esa pregunta. Es la mejor manera de resaltar los puntos fuertes, descubrir los puntos débiles más evidentes y remodelar su estrategia de contenidos.

He aquí siete pasos para llevar a cabo su propia auditoría:

Determinar el alcance:

Para obtener la imagen más precisa de su comunicación con los empleados, incluya los contenidos generados por todas las áreas empresariales “corporativas”, como recursos humanos, TI y mantenimiento de edificios. También puede haber comités o grupos de trabajo internos que generen contenidos que se distribuyan a todos los empleados.

Determina también si vas a analizar todos los formatos o si te vas a centrar en uno solo (material impreso, contenido online, reuniones, etc.).

Recoge y evalúa tus comunicaciones anteriores:

Reúne todo el contenido digital e impreso de los últimos seis a doce meses.

Utiliza una hoja de cálculo para hacer una lista de cada elemento y registra tus respuestas “Sí” o “No” a las siguientes preguntas:

¿Hemos transmitido los mensajes y la información adecuados?
¿Nos dirigimos al público adecuado?
¿Hicimos que se centrara en los empleados?
¿Hubo muchas preguntas sobre algo? ¿Hemos tenido que volver a comunicar para aclarar alguna confusión?
¿Incorporamos elementos visuales?
¿Reforzamos los mensajes más amplios (por ejemplo, la confianza, la gestión de los recursos)?
¿Hemos utilizado una variedad de canales?
¿Hemos facilitado a los empleados el acceso a la información, incluso en un momento posterior?

Determina cómo vas a recoger las opiniones de los empleados y las partes interesadas:

Hay muchas formas de recopilar información de las personas que reciben contenidos (empleados) y de las que crean o patrocinan la creación de contenidos (partes interesadas):

  • Entrevistas formales e informales individuales
  • Encuestas, que siguen siendo una de las mejores formas de medir el compromiso
  • Mecanismo de retroalimentación vinculado a los contenidos actuales
  • Discusión de grupo facilitada

Identifique la opinión de quiénes serán los destinatarios:

No siempre es necesario o posible solicitar la opinión de todos los empleados. En esos casos, involucre a una muestra representativa de los empleados. Busque entre múltiples funciones, niveles y ubicaciones.

Consejo: Si su organización tiene un cuerpo de voluntarios que tiene acceso al contenido de los empleados, inclúyalos en su grupo de comentarios.

Defina su panorama actual:

Es crucial dar contexto a sus hallazgos. Enumere sus recursos, limitaciones y hechos conocidos. Estos podrían incluir:

  • Metas y objetivos de comunicación de los empleados
  • Canales disponibles
  • Estructura de comunicación con los empleados (centralizada o descentralizada)
  • Recursos dedicados
  • Principales segmentos de audiencia

Proceso de aprobación (se requiere el visto bueno de la dirección o de la empresa matriz)
Partes interesadas más comunes (áreas funcionales que solicitan o generan contenidos)

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