¿Por qué las empresas destruyen los documentos confidenciales?

Toda organización, pequeña o grande, tiene documentos que contienen información confidencial que no debe llegar a terceros. Cuando hay demasiados documentos, la decisión correcta es enviarlos a un archivo profesional. Los especialistas en archivo se encargarán del correcto almacenamiento y destrucción de sus documentos confidenciales.

Si trata los documentos clasificados de manera descuidada, algún día pueden caer en manos de la competencia, lo que puede causar un gran daño a su empresa. Por lo tanto, incluso si ha llegado el momento de deshacerse de la documentación confidencial, en ningún caso la arroje a la papelera ordinaria y no la deje desatendida.

Todos los valores “desde” y “hasta” pueden ser gestionados por nuestra empresa Safetydoc. Con nuestra ayuda, puede concentrarse completamente en la producción y no tiene que contratar empleados para almacenar documentos en la oficina.

Mantener documentos confidenciales

Cuanto más grande sea la empresa, más documentos contiene que serían de interés para los malvados. Cuando sus valores pasan a un archivo profesional, están bajo mayor protección. Es mejor almacenar los documentos confidenciales en cajas de metal o cajas fuertes.

Depósito de almacenamiento de documentos

Conservación a largo plazo de valores fuera de la oficina, en una empresa de archivos, en los términos determinados por el acuerdo entre el propietario de los documentos y el archivo correspondiente. A diferencia de almacenar documentos en una caja fuerte de un banco, nuestra empresa brinda un gran espacio, horario flexible, sistematización completa de papeles, y todo esto a un precio accesible. Si lo solicita, también podemos enviarle un escaneo u original del documento que solicitó en cualquier momento.

Solo usted y un círculo limitado de personas deben conocer el lugar donde se guardan los documentos clasificados. La seguridad completa de la información en los documentos se logra debido al hecho de que las personas que tienen acceso al almacenamiento no saben dónde se encuentran los documentos. Y quien sabe en qué caja están los valores no tiene acceso directo al almacenamiento.

La seguridad de los documentos en nuestra empresa es mucho mayor que en su oficina u hogar. La mayoría de los casos de fuga de información ocurren precisamente por negligencia de los empleados de la organización.

Procedimiento para la destrucción de documentos confidenciales

Los documentos confidenciales que han caducado pueden eliminarse. Todos los documentos tienen su propio período de almacenamiento. Esta lista de verificación enumera todos los tipos de documentos involucrados en el flujo de trabajo de cada organización. La lista también indica el período de almacenamiento obligatorio para cada tipo de documento.

Algunos documentos son valiosos, pero por ley ya se pueden destruir. Es mejor deshacerse de dichos papeles, porque los casos de incautación no autorizada de documentos se han vuelto más frecuentes (incautaciones por parte de las autoridades fiscales de documentos, independientemente de su período de almacenamiento, si no se destruyen)

La enajenación de valores incluye:

  •  transporte de papeles para ser destruidos al lugar de procesamiento en contenedores cerrados, en una camioneta con trituradora del 3er nivel de secreto;
  •  pesar papeles en balanzas con impresora;
  •  trituración y trituración de documentación, que tiene lugar en el territorio del cliente bajo su supervisión;
  •  elaboración de un acto bilateral de disposición de papeles.

El proceso de destrucción en sí es el siguiente:

  •  se verifica la disponibilidad total de documentos confidenciales preparados para la liquidación;
  •  todos los materiales se queman, trituran, funden o muelen;
  •  se elabora un informe sobre cada documento reciclado;
  •  todos los presentes a disposición pusieron sus firmas.

Después de la destrucción de los documentos de la organización , se firma la ley de destrucción de documentos. Durante la destrucción de documentos confidenciales, ninguna persona no autorizada lo verá. Con nuestra empresa de archivos, todo saldrá bien, de forma rápida y segura.

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