Gestión de suministros de oficina para una gran organización

No importa lo grande o pequeña que sea una organización, mantener un suministro constante de material de oficina fácilmente disponible puede mantener los costes bajos y mejorar los niveles de productividad general. Imagine el estrés de pasar un día entero preparando una presentación crucial para un cliente importante, sólo para descubrir que uno de sus colegas utilizó el último de los papeles ayer y no pensó en decírselo a nadie?

Gestionar el material de oficina para una gran organización de la manera más fácil

Lo ideal es que el papel y otros suministros para la oficina sean administrados por una persona, o si hay varias oficinas dentro de la organización, por una persona por oficina. Esta función normalmente entraría dentro de la descripción del trabajo de un gerente de oficina, pero puede delegarse a un miembro subalterno responsable del equipo de administración. También es mejor que los suministros se guarden en un lugar central, desde donde se pueda controlar la distribución más fácilmente.

Se podría argumentar que las pequeñas empresas lo tienen más fácil cuando se trata de gestionar el material de oficina y los diversos equipos de oficina: invariablemente una persona se encarga de pedir nuevos suministros y es sencillo llevar un registro de quién utiliza qué, mientras que para las organizaciones más grandes puede ser mucho más difícil mantener el control sobre los gastos y el uso. Por esta razón, aunque un inventario actualizado regularmente es esencial para todas las empresas, las grandes organizaciones en particular se beneficiarán.

¿Por qué es esencial un inventario de suministros?

Un inventario de suministros ayuda al gerente de la oficina a mantener un seguimiento de la papelería y el equipo de oficina en todo momento. Se debe hacer una lista de todos los suministros desde el principio y el uso de esos suministros debe ser rastreado durante el curso de un mes normal.

Cuando se han identificado las pautas de uso, se pueden establecer niveles de reordenación, de modo que cuando la cantidad de un producto cae por debajo de un nivel especificado, se pueden reordenar nuevos suministros, lo que es particularmente importante para los productos de uso frecuente, como el papel y los cartuchos de tinta.

Si bien el mantenimiento de altos niveles de suministros en la oficina evitará cualquier déficit catastrófico en momentos inoportunos, también ocupará un valioso espacio de almacenamiento.

Un inventario puede ayudar a prevenir problemas de almacenamiento asegurando siempre que se mantengan los niveles óptimos de suministros y, mediante la vigilancia del inventario en todo momento, se pueden ajustar los niveles de reabastecimiento en caso necesario.

Mantenga siempre el control sobre quién tiene acceso a los suministros en la oficina. Si todo el mundo empieza a ayudarse con nuevos suministros cada vez que le apetezca, los niveles de existencias pronto se desorganizarán y los artículos cruciales pueden agotarse antes de lo esperado. Para evitar esto, lleve a cabo una revisión física de las existencias al menos una vez al mes.

Cree órdenes de compra para cada pedido de suministros y compare los artículos entregados con el pedido original en una tienda como hipermaterial.es. También es una buena práctica mantener una política según la cual todos los pedidos se hacen a través del administrador de inventario para que se puedan rastrear los niveles de suministro de las existencias.

Cómo mantener bajos los costos de los suministros

Aunque las organizaciones más grandes tienen un poder adquisitivo mucho mayor que una pequeña empresa, sigue siendo esencial que los gerentes de las oficinas no se vuelvan perezosos al utilizar siempre los mismos proveedores. Asegúrese de comprobar regularmente los precios de los artículos más populares en el inventario de suministros para asegurarse de que le dan los mejores precios y no tenga miedo de negociar un mejor trato si es necesario.

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